.png)
Kontrola w naszym państwa jest wszechobecna. Zarówno jako zwykli obywatele możemy zostać poddani kontroli, przez np. Urząd Skarbowy, a już szczególnie jako przedsiębiorcy jesteśmy na to narażeni. Zatrudnianie cudzoziemców niesie za sobą dodatkowo możliwość kontrolowania nas przez Straż Graniczną.
Kontrola zatrudniania cudzoziemców w firmie nie przyniesie nam żadnych korzyści. No może poza zdobyciem wiedzy, jeżeli trafimy na kontrolujących, którzy będą chcieli nam ją przekazać. Jednak wiedzę zarówno o zatrudnianiu cudzoziemców, jak i przebiegu kontroli dobrze posiadać już przed kontrolą.
Przed rozpoczęciem kontroli powinniśmy dostać zawiadomienie o zamiarze jej wszczęcia w naszym podmiocie (uwaga! osoba fizyczna zatrudniająca cudzoziemca np. do opiekowania się nad członkiem rodziny, również może być podmiotem kontroli). Po otrzymaniu takiego zawiadomienia – najpewniej listem poleconym z potwierdzeniem odbioru – kontrola może zacząć się nie wcześniej niż 7 dni po i nie później niż 30 dni od zawiadomienia. Dokument zawiadomienia powinien zawierać m.in. oznaczenie organu oraz wskazanie zakresu przedmiotowego kontroli. Zakresem kontroli będzie zazwyczaj legalność powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom, wykonywanie pracy przez cudzoziemców, a w przypadku kiedy to cudzoziemiec prowadzi działalność, również prowadzenie działalności gospodarczej przez cudzoziemca. Dodam tutaj, że Straż Graniczna kontroluje zarówno przedsiębiorcę jak i cudzoziemców oraz może ukarać zarówno jednego jak i drugiego. Cudzoziemcy jeżeli wykonują nielegalnie pracę mogą zostać zatrzymani i zobowiązani do opuszczenia Polski. Po otrzymaniu zawiadomienia organ kontrolny skontaktuje się z nami w celu ustalenia daty rozpoczęcia kontroli. W umówionym dniu kontrolujący stawią się u naszych drzwi i wręczą nam upoważnienia do kontroli.
Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli nie jest wymagane m.in. w przypadku jeśli organ będzie miał informację, że w naszym przedsiębiorstwie popełniane jest wykroczenie. Wtedy kontrolujący przychodzą do nas bez zawiadomienia i po okazaniu legitymacji służbowych zaczynają kontrolę. Jeżeli kontrola odbywa się w trybie, w którym nie jest wysyłane zawiadomienie i kontrolujący zaczynają kontrolę tylko poprzez okazanie legitymacji, mają oni obowiązek doręczenia nam upoważnienia do kontroli w terminie 3 dni roboczych.
Czynności kontrolne powinny być prowadzone w obecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej. Kontrola może trwać nawet kilka miesięcy. Nie oznacza to, że kontrolujący wprowadzą się do naszego biura. Wygląda to zazwyczaj tak, że udostępniamy ksera dokumentów organowi lub przesyłamy mu skany dokumentów, lub kontrolujący robią zdjęcia interesujących ich dokumentów i prowadzą kontrolę przeglądając nasze dokumenty w urzędzie.
Jeżeli posiadamy książkę kontroli organ ma obowiązek wpisać tam kontrolę i podać daty prowadzenia z naszym udziałem czynności kontrolnych. Ma to związek z ograniczeniem przez ustawodawcę kontroli u przedsiębiorcy. I tak czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać w odniesieniu do:
mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych;
małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych;
średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych;
pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.
Jakie dokumenty mogą żądać od nas kontrolujący?
Jeżeli działamy jako spółka – umowę spółki.
Jeżeli działamy jako agencja pracy – umowy z podmiotami do których kierujemy swoich pracowników.
Dokumenty dotyczące zatrudnianych przez nas cudzoziemców:
Umowy – o pracę lub cywilnoprawne,
Kserokopie dokumentów paszportowych i pobytowych – mamy obowiązek ich posiadania przez okres zatrudniania cudzoziemca, ale najlepiej trzymać je jeszcze do roku po tym okresie,
Zezwolenia na prace lub oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy lub powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy ob. Ukrainy,
ZUS ZUA,
BHP,
Lista obecności,
Powiadomienie urzędu pracy o podjęciu/niepodjęciu pracy przez cudzoziemca – przy oświadczeniu,
Powiadomienie wojewody o niepodjęciu/przerwaniu/zakończeniu pracy (okres 3 miesięcy) – przy zezwoleniu na pracę.
Część z tych dokumentów takie jak np. ZUS ZUA lub powiadomienia urzędu pracy kontrolujący mogą uzyskać sami, ale zapewne w przypadku kontroli będą nas o nie prosić.
Najczęstsze błędy znajdowane w trakcie kontroli:
Przy powiadomieniu o powierzeniu wykonywania pracy ob. Ukrainy: mniej godzin pracy – ustawa wprost mówi że: „(…)w wymiarze czasu pracy nie niższym niż wskazany w powiadomieniu lub liczbie godzin nie mniejszej niż wskazana w powiadomieniu (…)” – zatem możemy określić przykładowo 10 h w tygodniu a powierzamy pracę 40 h w tygodniu i nikt nie może się do tego przyczepić.
Praca na podstawie jednolitego zezwolenia na pobyt i pracę w przypadku ob. Ukrainy: brak powiadomienia urzędu pracy, jeżeli w treści decyzji jednolitego zezwolenia jest taki obowiązek – pracodawca może nawet o tym nie wiedzieć bo nie jest stroną postępowania.
Praca na zezwoleniu na pracę lub oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy: zaniżony lub zawyżony czas pracy – jeżeli cudzoziemiec pracuje na podstawie zezwolenia na pracę możemy powierzyć mu pracę w wymiarze wyższym niż w zezwoleniu, ale z jednoczesnym proporcjonalnie większym wynagrodzeniem. Przy oświadczeniu na pracę nie mamy takiej możliwości. – UWAGA to uchybienie podchodzi pod art. 120 ust. 1.
Pamiętajmy że już dwukrotne ukaranie z art. 120 ust. 1 w ciągu 2 lat skutkuje brakiem możliwości uzyskania zezwolenia na pracę i rejestracji oświadczenia o powierzeniu wykonywani pracy.
Brak powiadomień wojewody i urzędu pracy o podjęciu/niepodjęciu pracy, przerwaniu lub zakończeniu.
Nasze obowiązki podczas kontroli:
Umożliwić przeprowadzenie kontroli.
Uczestniczyć w przeprowadzaniu oględzin miejsc wykonywania pracy.
W wyznaczonym terminie udzielać wszelkich wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli.
Dostarczać dokumenty oraz umożliwić sporządzanie ich kopii.
Zapewnić kontrolującemu warunki pracy.
Poświadczać zgodność odpisów i wyciągów oraz kserokopii z dokumentów
dostarczonych kontrolującemu.
Jeżeli kontrolujący zwrócą się do nas o konkretne akta to musimy je przekazać, ale pamiętajmy mowa jest srebrem a milczenie złotem. Sentencja jest bardzo aktualna na wypadek kontroli.
Nasze zastrzeżenia co do wyniku kontroli.
W przypadku kiedy kontrola kończy się protokołem oznacza to że organ kontrolny znalazł jakieś naruszenia (jeżeli nic nie znalazł to sporządzi notatkę pokontrolną). Do protokołu mamy prawo wnieść zastrzeżenia. Możemy to zrobić w ciągu 7 dni od jego otrzymania. Organ kontrolny powinien się do tych zastrzeżeń odnieść i to właściwie tyle. Zastrzeżenia są tylko wskazaniem naszego stanowiska wobec stwierdzonych uchybień. Nie niosą za sobą żadnych skutków prawnych. Ale warto je wnieść. Dlaczego?
Kolejnym etapem kontroli będzie nałożenie mandatu lub wystąpienie do sądu z wnioskiem o ukaranie. Jeżeli złożymy zastrzeżenia organ będzie wiedział, że nie przyjmiemy potulnie mandatu (który może wynieść nawet 30 000 zł), tylko nie zgadzając się z interpretacją kontrolujących będziemy dochodzić naszych racji przed sądem. Organ kontrolny jeżeli zobaczy swój błąd może zmienić protokół i odstąpić od nakładania grzywny.
Z jakimi naruszeniami możemy się nie zgodzić?
Jako przykład można wskazać stwierdzenie niezgodnych z dokumentami warunków pracy: mniejsza ilość godzin przepracowana przez cudzoziemca może wiązać się z jego nieobecnością w pracy, nadzwyczajną sytuacją wynikającą z przerwą techniczną produkcji lub skutkami niewywiązania się z umowy naszego zleceniodawcy, a organ nie pytając o przyczynę zaniżenia czasu pracy po prostu ją stwierdził.
Comments